Distansledarskap

6 tips att tänka på vid distansledarskap

1. Uppdatera dina medarbetare kontinuerligt. Både när det gäller målbilder och förväntningar, samt status i olika projekt, eller annan relevant information. Hellre för ofta och för mycket än för lite.
   
2. Våga vara både chef och coachande ledare. Var tillgänglig, var närvarande och ha tydliga ramar och regler.
   
3. Ha en bra och tät dialog med dina medarbetare både i grupp och one-to-one. Skapa utrymme för att mötas i mindre grupper, låt grupperna chatta efteråt, det skapar energi och alla känner sig sedda.
   
4. Tänk på de tre t:na: tydlighet, tillgänglighet och transparens (läs mer nedan).
   
5. Skapa starkare distansteam. Se till att alla i teamet är sedda och hörda. Inspirera, bry dig om, stötta och visa medkänsla.
   
6. Fira! Glöm inte att fira framgångar – det ger teamkänsla, och energi.

Digital mognad

Man ser positiva delar i detta nya arbetssätt då den digitala kompetensen ökat, man har sparat tid och blivit mer miljömedveten och kanske än mer effektiv i vissa möten. Men det finns oerhört många utmaningar i det förändrade arbetssättet för både medarbetare och chefer. Pandemin har tvingat in oss alla i samhället i en digital omställning som vi visste skulle komma, men som kom mycket snabbare än vi trott.

Ledarskap på distans bygger på ömsesidigt förtroende. Man måste få sina medarbetare att känna sig omhändertagna och sedda trots att man inte är på samma plats.

Digitalt morgonmöte

Det finns större risk för missförstånd när man inte ses och därför är det särskilt viktigt att uppmärksamma när kommunikation inte fungerar eller information misstolkas. Chefer har beskrivit att de varit noga med kroppsspråk och att använda fler värdeord för att förstärka budskap som har svårare att gå fram i digital kommunikation.

Ett bra tips är att starta varje arbetsdag med en 15-30 minuters digitalt morgonmöte, där var och en berättar om sin planering för dagen, veckan och vad de eventuellt behöver hjälp med. Men utrymme finns också för att prata om annat än jobbet, ett substitut när ”de ­dagliga sociala ­kontakterna vid kaffe­automaten” uteblir. Att upprätthålla teamkänslan är viktigt, även när man inte ­träffas fysiskt. Att ha en stark teamkänsla är ­viktigt för att skapa tillit och ett klimat där man vågar be varandra om hjälp.

Men hur samarbetar man effektivt på distans?

Ledare bör sätta tydliga mål för medarbetare och att följa upp så ofta som möjligt utan att fastna i långa, veckovisa möten. Sporadiska möten som är 5-20 minuter långa fungerar bra, då syftet är att hålla kontakten uppe med medarbetarna så att alla vet vad ska fokusera på och varför. Om medarbetare känner att deras arbete har en betydelse presterar de bättre på distans på både kort och lång sikt, vilket även forskning visar. Meningsfullhet innebär att medarbetarna känner att deras insats spelar en roll för organisationen, kunder och samhället i stort.

Tre viktiga T:n – Tydlighet, Tillgänglighet och Transparens

Forskning har identifierat tre saker som viktiga vid distansledarskap. Det är de tre T:na: Tydlighet, Tillgänglighet och Transparens.

• Tydlighet – Vid distansarbete har teamet ett stort behov av att bli sedda och hörda och det måste finnas en tydlighet kring rutiner och förväntningar. Fokusera på att skapa och upprätthålla rutiner för kommunikationen med medarbetare. Kom överens med teamet hur ni vill kommunicera; Vilken plattform ska ni använda? Vilka tider ska ni vara tillgängliga för varandra? Hur tycker medarbetaren det är att jobba på distans? Ta gärna möten one-to-one.
  
• Tillgänglighet – En chef som sitter bakom en stängd dörr är sällan framgångsrik. Samma sak gäller om du leder på distans. Om du sitter upplåst med back-to-back möten hela dagarna är du inte tillgänglig för dina medarbetare. Risken är då att medarbetarna inte får den information de behöver och att de känner sig ensamma och isolerade. Det är därför viktigare än någonsin att vara tillgänglig. Försök att ha din kalender då ”grön-markerad” som möjligt så att dina medarbetare kan höra av sig till dig.
  
• Transparens – Det behövs en transparens i arbetsklimatet när vi leder på distans. Det handlar om att alla i teamet ska ha samma information och veta vad som gäller. Hitta rutiner som fungerar för detta. Det är också viktigt att du som ledare vågar visa dig sårbar, du vet inte allt, även om du är chef.

Unna er att använda bra arbetsmiljöverktyg för er nästa digitala medarbetarundersökning

Nöj er inte med låg svarsfrekvens och säkerställ att ni mäter det som är värdefullt på rätt sätt.

Preactly erbjuder ett välbeprövat medarbetarverktyg för att skapa ett hållbart arbetsliv. En smart tjänst/app för arbetsmiljö och livsstil. Baserat på omfattande forskning har vi identifierat 19 avgörande arbetsrelaterade faktorer och lika många utanför arbetet, som får oss att må bra – om vi upplever att de fungerar.  Därför är Preactly:s verktyg till stor del byggt av upplevelsebaserade frågor. Det fångar utmaningar på arbetsplatsen i den psykosociala arbetsmiljön, ger kvalitativa mätvärden och insikter på hälsofrämjande faktorer som arbetsglädje, trivsel på arbetsplatsen, och arbetsbelastning, men tar också hänsyn till livet utanför arbetet. Med verktyget fångas risker för att undvika psykisk ohälsa på arbetsplatsen, genom att utgå från vad som främjar långsiktigt välmående och medarbetare som vill gå till jobbet.

Läs gärna mer om vårt HR tech-verktyg och hur vi kan stödja er verksamhet med arbetsmiljöverktyg för att nå ett bra medarbetarengagemang och aktivt medarbetarskap. Vi strävar efter att förebygga och förbättra arbetsmiljön på arbetsplatsen.